Este checklist de documentos para Mercado Livre e Shopee reúne os comprovantes fiscais, notas de compra, extratos de marketplace e relatórios financeiros essenciais para a contabilidade e para solicitações de crédito.
Por que ter um checklist de documentos para Mercado Livre e Shopee
Vendedores que mantêm a documentação organizada reduzem erros fiscais, agilizam a apuração de impostos e melhoram a análise de crédito. A contabilidade precisa de documentos claros para emitir demonstrativos confiáveis, e instituições financeiras pedem histórico documental para avaliar risco.
Notas fiscais e comprovantes fiscais essenciais
Notas de venda
Tenha sempre à mão as notas fiscais eletrônicas emitidas para as vendas, incluindo NF-e e NFC-e quando aplicável. Se emitir nota em lote ou por integração com ERP, mantenha os XML e PDFs.
Notas de compra e entrada
Guarde as notas fiscais de compra de mercadorias, insumos, embalagens e serviços prestados por terceiros. Esses documentos são a base para o custo das mercadorias vendidas e para créditos de impostos, quando permitidos.
Relatórios e extratos do marketplace e financeiros
Os marketplaces geram relatórios que, combinados com os extratos bancários, permitem conciliar receitas e taxas. Solicite e salve estes arquivos com regularidade.
- Extratos do marketplace: demonstrativos de vendas, repasses e comissões por período.
- Relatório de cancelamentos e chargebacks: impacto na receita e estoque.
- Arquivo CNAB ou comprovantes de repasse bancário: confirmações de entrada de valores na conta empresa.
- Relatórios de frete e logística: comprovantes de custo e notas de devolução.
- Extratos bancários: reconciliar entradas, taxas e estornos.
Organização documental é a base para um registro contábil confiável e para negociar crédito com mais segurança.
Documentos societários e fiscais para crédito e investimentos
Além dos comprovantes de operação, mantenha atualizados os documentos legais da empresa. Instituições financeiras solicitam documentação societária e fiscal para análise de crédito.
- Contrato social ou alteração contratual atualizada.
- Inscrição estadual e municipal quando aplicáveis.
- Certidões negativas ou comprovação de regularidade fiscal, quando pedidas pelo credor.
- Relatórios contábeis: balancetes, DRE simplificada e fluxo de caixa dos últimos períodos.
- Comprovantes de tributos pagos: DARF, guias e comprovantes de parcelamentos.
Boas práticas para envio e organização dos documentos
Adote processos que facilitem o trabalho da contabilidade e a tomada de decisão financeira.
- Padronize nomes de arquivos com data e tipo de documento.
- Use pastas por mês e por tipo: vendas, compras, banco e fiscal.
- Digitalize e armazene XMLs e PDFs em nuvem com backup seguro.
- Envie relatórios ao contador em prazos regulares, preferencialmente mensalmente.
- Concilie extratos do marketplace com o banco e com as notas fiscais.
Manter esse fluxo minimiza retrabalho, reduz risco de autuações e facilita demonstrações financeiras para crédito e investimentos. Este conteúdo é informativo e não substitui atendimento individual com um contador.
Se precisar, consulte a Vectus Contabilidade para orientação personalizada sobre organização documental e preparação para crédito, sem compromisso de resultado.
